Privacybeleid Scouting Ridder Fulco te Maarn-Maarsbergen d.d. 22 januari 2022

Dit privacybeleid is gebaseerd op het landelijke privacybeleid van Scouting Nederland, welke is te vinden op https://ww.scouting.nl/privacy. Wat volgt dient ter beschrijving van een aantal zaken die op basis van het landelijk privacybeleid van Scouting Nederland nader zijn ingevuld en gespecificeerd voor Scouting Ridder Fulco.

Omgang persoonsgegevens Scouting Ridder Fulco

Ten alle tijden zullen wij datalekken melden binnen de door Scouting Nederland gestelde termijn aan Scouting Nederland. Binnen de vereniging zal in samenspraak met de juridische afdeling van Scouting Nederland worden bepaald welke acties benodigd zijn.

Het aanmelden van een nieuw lid

Aanmelden van een nieuw lid gaat in eerste instantie via het digitale aanmeldformulier via de speltakleiding. Dit formulier wordt aan ieder nieuw aangemeld lid gemaild, ook als het nieuwe lid in eerste instantie op de eventuele wachtlijst van de speltak wordt geplaatst. De aanmelding wordt via de ledenadministratie verwerkt in Scouts Online (het digitale administratiesysteem van Scouting Nederland). Indien een beoogd lid afziet van lidmaatschap zal deze binnen twee weken door de ledenadministratie worden verwijderd.
Als een aangemeld lid aangeeft lid te willen blijven bij onze vereniging dan geeft de speltakleiding het digitale inschrijfformulier voor aanvullende persoonsgegevens aan de ouders van het jeugdlid.
Het digitale formulier wordt door de ouders van het jeugdlid gemaild aan de ledenadministratie. Waarbij het op formulier ten alle tijde duidelijk moet zijn dat bij gescheiden ouders beide akkoord zijn met inschrijving bij de vereniging.
De gegevens worden opgenomen in Scouts Online door de ledenadministratie.
Na verwerking van de gegevens in Scouts Online wordt het digitale formulier vernietigd, dit zal binnen twee weken gebeuren.

Omgang met persoonsgegevens

(Jeugd)lid gegevens zijn (beperkt naar functie) zichtbaar voor:
- leiding van speltak,
- ledenadministratie,
- voorzitter,
- penningmeester en
- secretaris
De gegevens van het jeugdlid worden alleen binnen de eigen vereniging gebruikt en in principe niet aan derden verstrekt, tenzij er een overeenkomst met de desbetreffende derde partij is getekend. Hiervan worden de ouders van het jeugdlid ten allen tijde op de hoogte gesteld.
De gegevens worden alleen gebruikt door de personen die daartoe via Scouting Nederland zijn gemachtigd binnen de eigen vereniging.
Ouders/voogd van jeugdlid kunnen zichtbaarheid van gegevens zelf aanpassen in Scouts Online, en tevens gegevens aanpassen. Meer informatie over Scouts Online kan hier worden gevonden: https://www.scoutingmaarn.nl/leden/sol/
Op het moment dat gegevens worden verborgen in Scouts Online, zijn de gegevens alleen nog maar in te zien voor de rollen die de gegevens ook functioneel nodig hebben.
Op het moment dat een (jeugd)lid aan geeft zich uit te willen schrijven, wordt het (jeugd)lid binnen twee weken uitgeschreven in Scouts Online. De gegevens komen dan in een archief.
Een oudlid kan zijn gegevens ten alle tijden volledig verwijderen uit Scouts Online, door dit aan te vragen bij de ledenadministratie. Dit zal binnen een termijn van twee weken gedaan worden via een aanvraag bij Scouting Nederland.
In de Ridder Fulco Burcht zijn verscheidene lijsten aanwezig met alleen naamgegevens van de jeugdleden per speltak. Deze gegevens worden gebruikt voor absentie, planning van voorbereiding van opkomsten Rowans en om voortgang van de jeugdleden bij te houden.
Exports vanuit Scouts Online worden alleen gemaakt door de bevoegde rollen binnen Scouts Online. De exports worden niet gedeeld met partijen die zelf geen toegang hebben tot deze gegevens in Scouts Online. Alleen gegevens die nodig zijn voor de partij worden gedeeld.
Contact met de ouders van jeugdleden of jeugdleden zelf wordt alleen opgenomen door die rollen die beschikking hebben over de desbetreffende contactgegevens.

Omgang met speciale/bijzondere persoonsgegevens

Op het digitale inschrijfformulier wordt gevraagd naar gezondheidsgegevens en andere speciale gegevens aangaande het kind. Het is aan de ouders zelf of zij deze gegevens met Scouting Ridder Fulco willen delen. Het niet delen heeft geen gevolgen voor het lidmaatschap van het jeugdlid. Ouders zijn ook niet verplicht om de gegevens op het inschrijfformulier te melden, zij kunnen dit ook bij de speltak leiding doen.
De gevraagde gegevens hebben betrekking op:
- eventuele allergieën;
- bijzonderheden in gedrag van het kind (bv. ADHD, autisme etc.);
- zwemdiploma’s;
- overige gegevens relevant voor het welzijn van het kind tijdens de opkomsten;
- toestemming om contact met een arts op te nemen indien oudersvan een jeugdlid niet bereikt kunnen worden en medische hulp vereist is.
Deze gegevens worden opgeslagen in Scouts Online door de ledenadministratie ten tijde van de inschrijving van het jeugdlid als aanvullend lidgegeven.
De gegevens zijn inzichtelijk voor de leiding van de speltak en de ledenadministratie.
Ouders van jeugdleden zijn ten alle tijden verantwoordelijk voor correcte informatie in Scouts Online. Zij kunnen wijzigingen doorgeven aan de ledenadministratie of zelf aanpassen in Scouts Online via de door Scouting Nederland verschafte inloggegevens. Meer informatie over Scouts Online kan hier worden gevonden: https://www.scoutingmaarn.nl/leden/sol/

Contributie en kampgelden

De bankgegevens van de ouders van het jeugdlid worden opgevraagd op het digitale inschrijfformulier. De gegevens worden daarna door de ledenadministratie ingevoerd.
Naast het jeugdlid is de penningmeester van de vereniging de enige die toegang heeft tot de bankgegevens.
De penningmeester int de contributie en de kampgelden via een digitale automatische incasso. Nadere informatie hierover: https://www.incassomachtigen.nl/consument/veelgestelde-vragen/
Op het moment dat een jeugdlid wordt uitgeschreven wordt de automatische incasso opgeheven en de bankgegevens binnen twee weken verwijderd.

Gezondheidsformulieren en kopieën zorgpas in kader van zomerkamp

De gezondheidsformulieren zijn gebaseerd op de formulieren zoals opgesteld vanuit Scouting Nederland. Deze formulieren worden gebruikt ten tijde van de zomerkampen als de kinderen gedurende een langere periode onder de verantwoordelijkheid van de speltakleiding zijn. De formulieren dienen te worden ondertekend door een van de ouders of, in geval van gescheiden ouders, beide ouders.
De gezondheidsformulieren en kopieën zorgpas worden tijdens de duur van het zomerkamp bewaard door de kampleiding.
Na afloop van het kamp worden de gezondheidsformulieren en kopieën zorgpas binnen twee weken vernietigd.

Leiding en bestuur

Van ieder bestuurslid en het gehele leidingteam is een VOG aanwezig. De VOGs worden eens in de drie jaar vernieuwd. De VOG voor elk kaderlid wordt aangevraagd door de secretaris van de vereniging. De aanwezigheid van de VOG wordt geregistreerd in Scouts Online, nadat deze is overlegd aan de ledenadministratie. Het originele VOG-document wordt, zo lang deze geldig is, zorgvuldig bewaard door de desbetreffende persoon.
Alle leiding actief bij Scouting Ridder Fulco heeft een training bij de Scouting Academy afgerond of is bezig on deze af te ronden. De leiding is na deze training als gekwalificeerd leiding ingeschreven bij Scouting Nederland.

Website

Beveiliging

Onze hele website (scoutingmaarn.nl) inclusief subdomeinen (o.a. restaurant.scoutingmaarn.nl) maakt gebruik van een versleutelde HTTPS verbinding met onze server. Op deze manier worden gegevens ingevuld op onze website veilig verzonden naar ons.

Op onze website kan op verschillende onderdelen worden ingelogd met een Scouts Online account om toegang te krijgen tot het beveiligde deel van onze website(s). Inloggegevens ingevuld op de inlogpagina van Scouting Nederland kunnen wij niet zien en worden niet in onze systemen opgeslagen. Wanneer een lid wordt uitgeschreven bij de vereniging verliest het lid ook toegang tot de beveiligde gedeeltes van de website(s).

(Contact)formulieren

Op onze website staan verschillende contactformulieren. Informatie welke door deze formulieren worden verzonden behandelen wij met grote zorgvuldigheid.

Deze informatie zullen wij niet delen met derde partijen, zonder expliciete toestemming van de aanvrager.
De gegevens worden alleen gebruikt voor het doel om in de aanvraag gestelde vragen te beantwoorden of voor een ander, bij het formulier geformuleerde, doel.
De informatie wordt verstuurd via een email bericht naar de relevante ontvanger.
De gegevens worden bewaard zolang ze relevant zijn voor de aanvraag.

Pannenkoekenrestaurant

Op de website voor het pannenkoekenrestaurant worden de gegevens op het moment van reserveren opgeslagen in een database bij onze webhost.
Deze gegevens worden gebruikt bij de voorbereidingen van het evenement en voor communicatie voor en na het evenement.
Gegevens zijn alleen inzichtbaar door de organisatie van het evenement en de websitebeheerder.
Binnen 6 weken na de pannenkoekenopkomst zullen alle persoonsgegevens uit de database worden verwijderd en zullen alleen algemene getallen worden opgeslagen (zoals opkomst en verdeling referenties).

Omgang met beeldmateriaal

Bij inschrijving van een lid vragen wij expliciete toestemming van ouders (voor minderjarige jeugdleden) of aan het jeugdlid zelf voor publiceren van beeldmateriaal (foto’s en/of videos) en via welke kanalen.
Deze toestemming, voor de verschillende kanalen, wordt geregistreerd in Scouts Online en kan ten alle tijden door het (jeugd)lid of ouders/voogd worden aangepast. Bij veranderingen moet ook de leiding van het (jeugd)lid op de hoogte worden gebracht, zodat zij er rekening mee kunnen houden.
Voor beeldmateriaal gemaakt door derden, bij bijvoorbeeld regioactiviteiten, zal altijd apart toestemming worden gevraagd. Deze staat los van de toestemming die wordt gegeven bij inschrijving. De verantwoordelijkheid van het naleven van deze toestemming ligt uitdrukkelijk bij de desbetreffende derde partij. Scouting Ridder Fulco is hierin alleen een tussenpersoon.
De gegeven toestemming geldt alleen voor foto’s en video’s die door ons, of in onze opdracht worden gemaakt. Het kan voorkomen dat andere ouders foto’s maken tijdens activiteiten. Wij hebben geen invloed op beeldmateriaal gemaakt door andere ouders.
Wij zullen nooit met opzet beeldmateriaal publiceren waar (jeugd)leden mogelijk negatieve invloeden van zou kunnen ervaren nu of in de toekomst.
Het gemaakte beeldmateriaal wordt gebruikt om te laten zien waar onze vereniging mee bezig is
Bij gepubliceerd beeldmateriaal zullen wij geen volledige namen vermelden, zodat de (jeugd)leden, welke zichtbaar op het beeldmateriaal, niet te koppelen zijn aan namen.
Vermenigvuldiging van beeldmateriaal zichtbaar op de website, de openbare Facebook-pagina en/of de besloten facebook groep is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van Scouting Ridder Fulco.
Beeldmateriaal gepubliceerd op het besloten gedeelte van onze website, is alleen te bekijken door leiding en bestuur van Scouting Ridder Fulco, actieve (jeugd)leden en eerstegraads familie van deze (jeugd)leden.
Verborgen videos gepubliceerd op ons YouTube kanaal worden alleen door Scouting Ridder Fulco gedeeld op de bovengenoemde besloten pagina op de website.
Op de openbare nieuwspagina publiceren wij (beeld)materiaal om aan oudleden, geinteresseerden en omgeving te laten zien wat onze vereniging bezighoud. Mogelijk wordt dit materiaal ook ter promotie van Scouting Ridder Fulco gebruikt.
Bij uitschrijving van een lid, zorgt de leiding van de desbetreffende speltak ervoor dat de ouder(s) en (jeugd)leden binnen twee weken geen toegang tot het besloten gedeelte op de website meer hebben.
In de Ridder Fulco Burcht hangen een aantal foto(collage)s van afgelopen zomerkampen als aandenken. Deze foto(collage)s worden weggehaald wanneer het gebouw verhuurd is.
In verband met de bepalingen betreffende de schending van het portretrecht en/of de schending van de privacywetgeving (algemene verordening gegevensbescherming) zullen foto’s altijd op verzoek van betrokkene verwijderd worden. Een bezwaar dient schriftelijk ingediend te worden. Dit kan gedaan worden via het contactformulier op de website of door een mail te sturen naar privacy@scoutingmaarn.nl.

Omgang met social media

Indien er binnen een speltak gebruik gemaakt wordt van een Whatsapp groep wordt er voor jeugdleden onder de 16 jaar toestemming gevraagd aan de ouders/voogd van het kind. Kinderen boven de 16 jaar worden alleen aan een Whatsapp groep toegevoegd via een link die zij al dan niet kunnen accepteren en daarmee expliciet er zelf voor kiezen deel uit te gaan maken van de Whatsapp groep.
Er worden via Whatsapp in principe geen gegevens over kinderen of beeldmateriaal van kinderen gedeeld met ouders anders dan de ouder van het betreffende jeugdlid.